現場(口頭) → 民眾抱怨以現場言辭表達方式時，應即時瞭解抱怨實情，予以委婉詳盡說明，以消弭民怨為原則。 → 1.當場回覆。 2.事涉其他相關單位無法當場回覆，填寫民眾意見及抱怨案件處理表，列入公文處理。

電話 → 受話人填寫民眾意見及抱怨案件申請表 → 交權責單位 → 處理結果 → 結案錄檔

書面、傳真、電子郵件、問卷調查 → 列入公文 → 企劃服務科列管 → 交權責單位 → 處理結果陳報 → 函覆申訴人 → 結案錄檔

媒體報導 → 剪報 → 陳報核示 → 企劃服務科列管 → 交權責單位 → 處理結果陳報 → 結案錄檔